BPM-система — это программное обеспечение, позволяющее прописать и выстроить все внутренние и внешние процессы бизнеса по определенному алгоритму. Она помогает планировать работу, назначать ответственных лиц, устанавливать сроки выполнения задач, осуществлять контроль, автоматически создавать отчеты и многое другое.
Внедрение в деятельность компании BPM-системы повышает эффективность управления организацией, помогает анализировать выполнение ключевых показателей эффективности, оценивать работу отделов и сотрудников и, как результат, получать большую прибыль.
Как правило, BPM-система включает в себя: административную панель для настройки и отлаживания процессов бизнеса; ядро для управления работой в соответствии с алгоритмом; пользовательский интерфейс, в котором можно менять статусы, добавлять и корректировать информацию и др.
Рассмотрим, что получит компания от внедрения BPM-системы:
- Прозрачность процессов бизнеса и лучшую координацию ресурсов. Сотрудники получают дополнительную мотивацию и становятся более ответственными, руководители видят, кто хорошо справляется с работой, а кто — нет.
- Точность и скорость выполнения задач, сокращение ошибок из-за человеческого фактора.
- Улучшение коммуникации между отделами.
- Сокращение издержек при найме персонала.
- Выявление слабых мест и точек роста в работе компании. Например, сервис может подсказать, что для решения задачи потребуется больше сотрудников.
- Контроль качества выполнения работы отделами и сотрудниками.
BPM-система задает стандарты работы в соответствии с прописанным алгоритмом, обозначает срок выполнения задач, определяет, сколько потребуется ресурсов, и следит за соблюдением дедлайнов.
Внедрение BPM-системы происходит в несколько этапов. Среди основных выделим:
- Определение бизнес-процессов, которые необходимо оптимизировать. Во время подготовительного этапа проанализируйте работу подразделений компании, выявите трудности во взаимодействии между отделами, пропишите приоритетность задач, сроки выполнения и др.
- Выбор IT-решения. Изучите предложения на рынке. Определитесь с бюджетом, который готовы заложить на программу. Сравните продукты по набору функций, стоимости, возможности интеграции программного обеспечения.
- Тестирование. Время проверки корректности работы, выявления и устранения ошибок, адаптации под требования организации.
- Внедрение. Ввод в эксплуатацию и постепенная автоматизация бизнес-процессов.
- Настройка прав доступа. Определите, кто и в каком объеме сможет работать с программой.
Не забудьте о проведении обучения персонала. Организуйте работу с системой руководителей отделов и специалистов.
При выборе BPM-системы необходимо учитывать ее функционал и возможности. Обратить внимание стоит на:
- наличие готовых шаблонов бизнес-процессов и графического конструктора для их моделирования;
- возможность внесения в программу коррективов;
- инструменты для аналитики;
- многозадачность программного обеспечения;
- возможность ПО к интеграции с программами и сервисами, используемыми организацией.
Важно, чтобы интерфейс программного обеспечения был удобным и понятным.
После внедрения системы рекомендуется оставаться на связи с разработчиками, что позволит доработать IT-продукт под задачи организации.
