Когда речь заходит об автоматизации закупок, владельцы бизнеса представляют себе дорогие и сложные ERP-системы, которые требуют целый штат IT-специалистов и больших трудозатрат на внедрение. Из-за этого мифа они продолжают работать по старинке: заполнять многочисленные Excel-таблицы, пересылать прайсы по почте и вручную вводить данные в базы. Чтобы оптимизировать закупочную деятельность, применяются специальные программы автоматизации. В статье подробнее поговорим о том, в чем преимущества их внедрения.
Почему ручные закупки тормозят рост
Прежде чем говорить о решениях, отметим, к чему приводит отказ от автоматизации:
- Потеря времени. Ручной поиск документов, многоуровневое согласование и оформление счетов крадут драгоценные часы, которые должны работать на развитие компании.
- Ошибки и человеческий фактор. Опечатка в артикуле, неверная цена, просроченный прайс-лист — все это выливается в прямые убытки и конфликты с поставщиками.
- Отсутствие аналитики. Сколько потрачено на канцелярию за полгода? У какого поставщика самые выгодные условия? Без системного подхода ответы на эти вопросы требуют долгого сбора и анализа разрозненных данных.
- Неэффективные закупки. Невозможность быстро сравнить цены и условия разных поставщиков приводит к тому, что вы покупаете дороже.
В совокупности эти проблемы делают использование программы автоматизации закупок стратегической необходимостью для развития бизнеса.
Внедрение автоматизированных систем управления закупками наиболее актуально для крупного и среднего бизнеса. Наиболее популярный вариант — облачные сервисы (SaaS), которые не требуют покупки серверов или найма программистов, — достаточно оплатить подписку и можно работать в браузере. Эти платформы интуитивно понятны и настраиваются за несколько дней.
Кроме того, решение может быть развернуто в формате On-premise на базе внутренней системы. Это позволяет исключить сторонние подключения к платформе и соблюдать требования безопасности за счет разграничения доступов. Такой подход актуален, когда IT-инфраструктура уже локально развернута и нет надобности перехода на внешние системы.
Другой способ — использовать модули для управления закупками в уже знакомых системах, например, в CRM или на базе 1С. Это позволяет не расширять софт, а собрать все рабочие процессы в единой экосистеме.
Какие задачи решает программа автоматизации закупок
На практике программа автоматизации закупок для бизнеса решает следующие операционные задачи:
- Централизация данных. Все прайс-листы, история заказов, условия договоров хранятся в одном месте.
- Электронные заявки. Сотрудники оформляют заказы в системе, они автоматически отправляются на согласование руководителю. Ничего не теряется и не забывается.
- Сравнение поставщиков. Система помогает быстро выбрать контрагента по цене или по условиям (сроки, качество).
- Контроль бюджета. Можно устанавливать лимиты на статьи расходов, и система не позволит их превысить.
- Ускорение документооборота. Интеграция с ЭДО позволяет моментально обмениваться документами с контрагентами.
План действий по внедрению прост: начать следует с анализа текущих процессов — определить, на что тратится больше всего времени и где регулярно возникают ошибки. Затем установить реалистичный бюджет. Финальным шагом станет тестирование: рекомендуется запросить демоверсии у разных вендоров, чтобы на практике оценить удобство систем и выбрать оптимальный для себя вариант.
Оптимизация закупочных процессов — это уже не вопрос технологического превосходства, а вопрос эффективности и конкурентоспособности. Программа автоматизации закупок поможет экономить деньги, высвобождая время для стратегического развития.
