Электронная подпись (ЭП) позволяет подтверждать личность, подписывать документы дистанционно и вести юридически значимый электронный документооборот. В России действует три типа ЭП: простая, неквалифицированная и квалифицированная. У каждой свои особенности получения и применения.
Простая электронная подпись
Простая подпись — это логин, пароль или код из SMS. Она используется на сайтах госуслуг, в интернет-банкинге, при покупке товаров онлайн. Несмотря на простоту, ЭП может иметь юридическую силу, если стороны заранее согласовали ее применение. Однако для сдачи отчетности, участия в тендерах или подачи исков в суд она не подходит.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
Это уже полноценный криптографический инструмент. Документ, подписанный НЭП, защищен от подделки, а сама подпись подтверждает не только личность подписанта, но и факт, что документ не менялся после подписания.
Данный вид подходит для внутреннего документооборота, отчетов, работы в личном кабинете на сайте налоговой, переписки с контрагентами. Получить такую подпись можно через информационные системы или удостоверяющий центр (УЦ).
Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
КЭП — защищенный вид ЭП. Ее формируют с применением сертифицированных средств криптографической защиты (СКЗИ), выдается только в аккредитованных УЦ и приравнивается к собственноручной подписи, без необходимости дополнительных соглашений между сторонами.
Благодаря КЭП можно:
- сдавать отчетность в ФНС, СФР и другие ведомства;
- участвовать в госзакупках и тендерах;
- вести ЭДО с контрагентами;
- подавать иски в суд;
- оформлять сотрудников дистанционно;
- регистрировать онлайн-кассы.
Квалифицированная подпись универсальна и обеспечивает наиболее высокий уровень доверия между участниками ЭДО, позволяет автоматизировать рутинные процессы и снижает риски, связанные с подделкой документов или неправомерным доступом.
Как получить электронную подпись
Процесс получения ЭП зависит от ее типа. Для простой подписи достаточно регистрации в сервисе. Но чтобы получить квалифицированную, потребуется:
- Собрать документы. Для физлиц — паспорт, СНИЛС, ИНН. Для представителей организаций — доверенность и документы на компанию. Иностранным гражданам могут понадобиться переводы и бумаги о легальном пребывании.
- Подать заявку. Это можно сделать онлайн, лично в офисе УЦ или через личный кабинет.
- Забрать подпись. В день выдачи нужно принести оригиналы документов, после чего вам выдадут носитель с сертификатом.
КЭП записывается на токен — защищенный USB-носитель. Без этого устройства выпуск квалифицированной подписи невозможен. Также может понадобиться установка программы криптографической защиты.
Как узнать, какая у вас подпись
Тип ЭП влияет на юридическую силу. Проверить его можно:
- в свойствах сертификата на ПК;
- по типу носителя (КЭП всегда записывается на токен);
- через сайт ФНС — загрузите подписанный файл, и система проверит данные.
Перед выбором подписи важно понимать цель получения. Если задача ограничивается покупками и входом в госуслуги — достаточно простой ЭП. Для работы с налоговой и внутренними документами подойдет НЭП. А для официального взаимодействия с государством, судами и бизнесом потребуется квалифицированная подпись.
